Cách lấy file scan từ máy photo Ricoh là một thao tác quan trọng trong công việc bởi có lúc chúng ta cần lưu lại bản file mềm như PDF. Nhưng làm sao để scan được các file đó một cách nhanh chóng mà đơn giản? Bài viết dưới đây của Thịnh Tâm sẽ giúp bạn.

Khái niệm Scan là gì?

Trước khi tìm cách lấy file scan từ máy photo Ricoh, bạn cần hiểu về khái niệm Scan là gì? Đây là việc chuyển các dữ liệu, hình ảnh trên giấy thành file lưu trữ trên máy tính. Việc làm này được thực hiện qua máy scan, máy in có tính năng scan hoặc qua ứng dụng scan trên điện thoại thông minh.

Máy scan hoạt động tương tự như một chiếc máy photo. Máy dùng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng số, rồi thành các file để lưu trữ trên máy tính, điện thoại.

Sau khi được scan, tài liệu sẽ được chuyển thành file lưu trữ và bạn có thể chọn một định dạng phù hợp với yêu cầu của công việc.

Scan to Folder là gì?

Trước tiên, để thực hiện cách lấy file scan từ máy photo Ricoh, bạn cần làm quen với 1 thuật ngữ là “Scan to Folder”. Đây là cách scan và lưu file scan ngay tại folder chỉ định trên máy tính của mình. Việc này giúp bạn bảo mật được thông tin một cách tuyệt đối.

Người dùng sẽ dễ dàng quản lý file scan của mình ma không lo tình trạng bị lẫn lộn.

Các thuật ngữ chuyên ngành

Để dễ dàng cài đặt và hiểu hơn về quá trình cấu hình folder scan trên máy tính. Bạn cần nắm một số thuật ngữ chuyên ngành như:

• Quyền truy cập thư mục (Permission to access Folder): quyền truy cập của từng ngươi dùng vào từng thư mục Folder trên máy tính.
• Xác thực người dùng (User Authentication): tài khoản để xác thực người dùng mà bạn đã đăng ký trên web quản lý nội bộ của máy photo cho từng người dùng.
• Đường dẫn (path): đường dẫn từ máy photo Ricoh tới Folder lưu trên máy tính của từng người dùng.
• Tên người dùng (User Name): tên người dùng của từng user trên máy tính.

Xem thêm:

• Các thuật ngữ máy tính phổ biến
• Các phần mềm đóng băng ổ cứng

Cách lấy file scan từ máy photo Ricoh

Sau khi đã quen với các thuật ngữ trên, bạn bắt đầu thực hiện cách lấy file scan từ máy photo Ricoh như sau:

Bước 1: Scan tài liệu/file

Trước tiên, đặt bản gốc tài liệu trên khay màn hình máy photo và ấn chọn “Scanner” trên màn hình điều khiển cảm ứng. Sau đó chọn Store File => Store Only để đặt lệnh Scan bản gốc vừa đặt trên khay Scan.

Bước 2: Đổi tên File tài liệu sau khi Scan

Người dùng nên đổi tên file tài liệu sau khi đã scan để tìm kiếm file dễ dàng hơn và cũng có thể scan nhiều tài liệu hơn mà không cần lưu trữ bản gốc. Xác nhận “OK” để hoàn thành lệnh đổi tên.

Bước 3: Chọn các chế độ Scan tài liệu

Khi bắt đầu scan, bạn hãy ấn chọn Scan Setting để thay đổi các cài đặt đúng với nhu cầu sử dụng như:

• Full Color/ Text photo: scan màu
• Black & White text: scan đen trắng thông thường
• Original Feed Type => 1 Sided Original: Scan 1 mặt
• Original Feed Type => 2 Sided Original: Scan 2 mặt
• Send File Type / Name: chọn cách sắp xếp vị trí file Scan
• Single Page: Scan mỗi trang thành 1 file
• Multi Page: Scan nhiều trang trong cùng 1 file

Sau khi lựa chọn được cách scan mình mong muốn, bạn ấn “OK” để hoàn thành thao tác. Chọn tiếp “Start” để ra kết quả file scan như mong muốn.

Đó là cách lấy file scan từ máy photo Ricoh đơn giản mà Thịnh Tâm muốn giới thiệu cho bạn. Nếu bạn chưa nắm rõ, hãy liên hệ Thịnh Tâm để được tư vấn nhé.

Thông tin liên hệ

• Công ty TNHH TMDV Vi tính Thịnh Tâm
• Số điện thoại /Zalo: 0919 694 699
• Địa chỉ: Số 19/1 Đường Nguyễn Ảnh Thủ, Ấp Hưng Lân, Xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn, TP. Hồ Chí Minh
• Website chính thức: https://vitinhttc.com